Hinterhof links, Erdgeschoss

Einblick in die Geschäftsstelle des Förderkreises Alte Kirchen

Als ich im Herbst 2023 beim Förderkreis Alte Kirchen (FAK) anfing, waren einige Partner des Förderkreises neugierig, mal in die Geschäftsstelle des recht renommierten Vereins zu kommen. Ich war erstaunt, dass das Büro scheinbar kaum bekannt war. Aber das war eigentlich nicht verwunderlich. Niemand hatte wohl eine Vorstellung davon, dass die ganze Geschäftsstelle aus 28,5 Quadratmetern besteht und nur zwei Schreibtische für drei Kollegen hat: Sehr bescheiden also bei geringen Miet- und Betriebskosten.

Haertel: Sigrid Riesberg, seit wann ist denn die Geschäftsstelle an diesem Ort?

Riesberg: Ich schau mal schnell im Mietvertrag: seit dem 1. August 2001.

Haertel: Seit wann arbeiten Sie hier?

Riesberg: Ich bin seit 2012 die Schatzmeisterin des Vereins und habe mich meist am Wochenende um die Finanzen gekümmert. Als ich im Januar 2015 in den Ruhestand ging, habe ich begonnen, sporadisch der damaligen Bürokraft Susanne Gloger bei Aufgaben im Büro zu helfen. Es gab damals noch mehrere Helfer für verschiedene Aufgaben. Als Frau Gloger 2017 aufhörte, übernahm ich dann ihre Tätigkeiten, die ich im Rahmen eines Minijobs ab 2019 auch vergütet bekomme.

Haertel: Welche Aufgaben sind das heute?

Riesberg: Das sind die gesamte Abwicklung der Verwaltungsarbeiten und der Vertrieb der Mitgliederzeitungen und der Jahresbroschüre. Daneben die Betreuung der Mitglieder wie Begrüßungsschreiben an neue Mitglieder, Kündigungs- und Kondolenzschreiben, Versand der jährlichen Spendenbescheinigungen, die Pflege der Adress- und der Förderdatenbank. Ich kümmere mich auch um die Organisation der Neujahrsempfänge und der Mitgliederversammlungen bzw. weiterer Veranstaltungen, an denen wir beteiligt sind. Im Jahr 2022 kamen dann noch die Organisation der Exkursionen und die Pflege der Internetseite dazu. Es ist mir wichtig, zwischen der Verwaltungstätigkeit und meiner ehrenamtlichen Arbeit als Schatzmeistern deutlich zu trennen. Als Schatzmeisterin bin ich vor allem am Wochenende aktiv und kümmere mich um die Buchhaltung, den Zahlungsverkehr, die Erstellung der monatlichen Abrechnungen, die Jahresabschlüsse und anderes mehr.

Haertel: Ich finde es enorm, was Sie und Herr Heinecke hier alles leisten. Das Büro wirkt sehr aufgeräumt und strukturiert, alles schön beschriftet und sortiert. War es schon immer so?

Riesberg: Das Büro war ganz schrecklich. Uralte Büromöbel, alles verraucht, Ordner ohne Beschriftung, Stapel von Kisten – also ziemlich chaotisch und für meine Verhältnisse doch sehr unaufgeräumt. Ich habe dann erstmal angefangen, Ordner zu beschriften und aufzuräumen. Als Peter Heinecke dann 2019 hier anfing, bekamen wir Ende 2019 neue gebrauchte Büromöbel, die woanders abgegeben wurden. Die und die inzwischen eingebrachte Struktur gaben dem Raum und dem Tun schon mal ein freundlicheres Aussehen.

Haertel: Peter Heinecke, seit wann arbeiten Sie hier?

Heinecke: Seit Juni 2019. Ich bin zum 1. Mai 2019 in den Ruhestand gegangen und hatte schon im Vorfeld mit Frau Riesberg gesprochen, ob sie Unterstützung gebrauchen könnte. Da wurde mir das Archiv angeboten. Ich komme hier in der Regel dienstags und donnerstags her und mache das rein ehrenamtlich, ohne Minijob. Für mich ist das eine gute Gelegenheit, etwas zurückzugeben, denn ich habe zahlreiche Exkursionen genießen können. Seit 2004 bin ich Mitglied im Verein.

Haertel: Wie war Ihr Start?

Heinecke: Ich fand chaotische Zustände vor: Ein riesiger Stapel unabgelegter Dinge für das Archiv. Es musste also ordentlich sortiert und strukturiert werden. Dabei ist mir aufgefallen, wie liederlich mit den Förderprojekten umgegangen worden war. Die Akten waren fast alle lückenhaft. Bei 90 Prozent gab es zum Beispiel keine Verwendungsnachweise. Da musste dringend was passieren. Eine Veränderung stieß aber nicht unbedingt auf Gegenliebe aller Vorstände. Schließlich kam es dann aber doch zu einer Verständigung darüber, dass in Zukunft standardisierte Vorlagen verwendet werden sollten und die Förderprojekte ordentlich abgeschlossen und dokumentiert werden. Wichtig war auch die Klärung zwischen Geschäftsführung und Regionalbetreuern, wer welche Aufgaben übernimmt und verantwortet. Alle Projektunterlagen gehen nun ordnungsgemäß in die Geschäftsstelle und werden zentral aufbewahrt.

Haertel: Hut ab! Da haben Sie in der Vereinsgeschichte eine Menge geschafft, denn ein Verein sollte schon auf festen Füßen stehen. Die Verantwortung des Vorstands ist doch erheblich. Ihre Geschichte erinnert mich an die oft typische Entwicklung vieler Vereine, die zurecht vor allem erstmal machten und dann merkten, dass sie sich auch formal strukturieren mussten. Was machen Sie heute? Geht es immer noch um das Archiv?

Heinecke: Neben dem Archiv kümmere ich mich heute um die Verwaltung rund um die Förderprojekte und bin dazu viel in Kommunikation mit den Regionalbetreuern. Außerdem kümmere ich mich zusammen mit Sigrid Riesberg um den Versand, das heißt, das Packen der fast 1200 Briefe vier Mal im Jahr. Darin sind drei Mal die Mitgliederzeitungen an Mitglieder und Spender sowie einmal unsere Fachbroschüre „Offene Kirchen“ im Frühjahr. Ich bereite für die Vorstandssitzungen die Förderentscheidungen vor und schreibe Protokoll. Außerdem ruft mal der ein oder andere hier an und hat ein Anliegen.

Riesberg: Und Anne Haertel, wie sieht es bei Ihnen aus?

Haertel: Ich wurde mit 20 Stunden pro Woche angestellt und bin in der Regel montags bis donnerstags bis etwa 14 Uhr im Büro. Abend- und Wochenendtermine sind für mich familiär im Moment nur in Ausnahmen möglich. In letzter Zeit haben aber auch Außentermine, Vorträge u.a. zugenommen, die für die Präsenz, die Weitergabe unserer Erfahrungen und die Vernetzung enorm wichtig sind. Viel Zeit meines Arbeitsspektrums nehmen die Publikationen des Vereins in Anspruch, die einer gewissen Ruhe bedürfen. Dazwischen beschäftige ich mich mit inhaltlichen Themen und mit solchen, die aus den Vorstandssitzungen kommen, die ich moderiere, oder die ich im Verein für entwicklungsbedürftig halte. Hier ist zum Beispiel ein aktuelles Thema die Überarbeitung der sehr informativen Internetseite und ein noch besseres Ausschöpfen ihrer Potentiale. Worin sehen Sie das Geheimnis einer gelingenden Vereinsarbeit?

Riesberg: Am wichtigsten ist meines Erachtens der persönliche Kontakt mit den Mitgliedern und zu den Spendern. Ich merke das zum Beispiel an der sehr persönlichen Verbundenheit der Menschen bei den Exkursionen, die oftmals schon sehr lange dabei sind. Zum Erfolg des Vereins gehört ein ordentliches, strukturiertes Arbeiten, sodass unser Verein bei Betriebsprüfungen nicht angreifbar würde. Wir sind ja vom Umsatz her kein ganz kleiner Verein. Und wir sind unseren Mitgliedern und Spendern eine ordnungs-gemäße Verwaltung schuldig.

Haertel: Welche Wünsche haben Sie für die Arbeit bezogen auf die Zukunft?

Riesberg: Schön wäre, wenn wir einen zweiten Raum hätten, sodass wir auch gut zu dritt arbeiten könnten. Außerdem könnte das Büro eine Renovierung sehr gut gebrauchen. Ansonsten läuft es ganz gut.

Haertel: Herr Heinecke, welche Wünsche haben Sie für die Arbeit hier bezogen auf die Zukunft?

Heinecke: Es ist nötig, dass das Archiv, das nun schon mal strukturiert ist, weiter digitalisiert wird. Bisher konnte das nur in geringem Maße geschehen. Aktuell ist das aber neben den anderen laufenden Dingen zeitlich und auch mit der einfachen Bürotechnik von uns nicht zu schaffen. Ansonsten habe ich keine speziellen Wünsche. Ich finde, wir sind technisch jetzt gut aufgestellt, seit wir ein gemeinsames Laufwerk nutzen. Da nicht immer alle da sind, gibt es schon mal die ein oder andere Sache, wo wir uns noch besser gegenseitig informieren könnten.

Riesberg: Und Frau Haertel?

Haertel: Ich wünsche den Kollegen im Büro, dass Sie noch mehr das Gefühl bekommen, dass Ihr erheblicher ehrenamtlicher Einsatz für den Verein von den anderen gesehen und wertgeschätzt wird und ganz und gar nicht selbstverständlich ist. Ohne ihre eingebrachte Zeit und ihr Know How stünde der Verein nicht so gut da, wie er es doch tut. Mir persönlich fehlen ein paar Quadratmeter, denn ich wünsche mir einen Besprechungstisch, um Gäste empfangen und Gespräche bei uns führen zu können.

Anne Haertel

INFO

Geschäftsstelle des Förderkreises
Große Hamburger Straße 31
10115 Berlin
Hinterhof links, Erdgeschoss
+ 1 Raum
+ schmale Küche
+ schmales Klo
+ Flur
+ ohne Keller = 28,5 m²

Mo–Do, 10–14 Uhr
(Abwesenheiten sind bei Außer- Haus-Terminen möglich) freitags gelegentlich 030 2453 5076 info@altekirchen.de www.altekirchen.de